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En la etapa de negociación Academia - Industria se establecen las bases de su futura vinculación.

Una negociación exitosa beneficia a ambas partes y favorece el desarrollo de una relación a largo plazo

Negociación

Es el proceso mediante el cual distintas partes procuran identificar intereses convergentes y divergentes entre ellas, para alcanzar un acuerdo que permita poner en valor sus coincidencias y resolver constructivamente sus diferencias.
Se puede distinguir la negociación interna, que ocurre en la institución, y la externa, que se realiza con terceros.
Es recomendable definir un equipo de negociación, que sea (de preferencia) experto en la materia, de manera que las decisiones no dependan solo de una persona.
Cada institución debe revisar y reforzar sus procesos de negociación, prevención y solución de conflictos internos, incluidos aspectos de comunicación interna y procedimientos de negociación interna.
Se recomienda que todo acuerdo producto de una negociación conste por escrito, con indicación precisa del alcance del acuerdo, lo que permitirá tener claridad respecto a las obligaciones asumidas, plazos, datos de contacto o acta posterior a la negociación en que se integrarían los distintos aspectos del acuerdo.

Elementos que intervienen en una negociación

Se recomienda considerar estos 7 elementos para la realización de una negociación exitosa:

Estos 7 elementos, segun Cambrigde International Consulting, habitualmente intervienen en una negociación y de pueden ser descritos de la siguiente manera:

Se refiere a lo que comúnmente se llama «el plan B». Un buen negociador tiene claramente identificadas sus alternativas antes de entrar a la mesa de negociación. Si lo que la contraparte le está ofreciendo es superior a lo que puede hacer por su cuenta, se queda en la mesa. De lo contrario, lo que debe hacer es optar por su alternativa “b”.

Uno de los elementos más importantes de la negociación es la identificación de nuestros verdaderos intereses. El negociador trata de identificar sus intereses y los de la otra parte, para diseñar propuestas que los satisfasgan. Puede que se encuentren intereses complementarios o algunos que puedan ser contradictorios entre sí. La idea es analizarlos a profundidad para ver si es posible armonizarlos con propuestas creativas.

Son todas las posibles soluciones que se le puede dar a un tema en la negociación. La idea es que las personas traten de pensar de manera creativa sobre las distintas formas en que el tema se podría resolver. Esto es un proceso de lluvia de ideas, sin juzgar, una vez que se tienen levantadas, luego se pueden evaluar. En las propuestas hay que tener presente que estas son para generarle valor a las partes, y no para reducir el valor de la negociación. El negociador piensa en cuáles son las posibles propuestas que pueden beneficiar a una de las partes sin perjudicar a la otra, o cuales pueden beneficiar a las dos.

Es el fundamento de una propuesta. Es la razón que subyace a la propuesta. Un buen negociador siempre utiliza criterios de legitimidad para sustentar lo que propone. Algunos ejemplos serían la legislación, la costumbre, la inflación. Todo aquello que permita tener una referencia externa a las partes para establecer, por ejemplo, el valor de una prestación. Cuando uno negocia utilizando criterios de legitimidad, el proceso se facilita sustancialmente.

Este elemento contiene los acuerdos a los que pueden llegar las partes, el qué, cómo, cuándo, quién, etc. La idea es que el acuerdo sea integral, que no queden piezas sueltas en la regulación de la relación. Además, este elemento permite imaginar el acuerdo antes de entrar a la mesa de negociación, de manera que se puede utilizar una lista de chequeo que servirá para ir marcando los temas a negociar. Un negociador no se para de la mesa de negociación hasta haber verificado que ha cubierto todos los temas que tenía que negociar.

La negociación es principalmente un proceso de

comunicación, por lo que los negociadores deben prestar mucha atención a prepararla con anticipación al encuentro con la contraparte. El ¿qué le voy a decir?, ¿cómo se lo voy a decir?, ¿qué me puede contestar? y ¿cómo levantaré sus objeciones? son temas que deben ser debidamente preparados.

Este elemento tiene que ver con que las partes entiendan cómo se ha venido realizando esa relación o cómo se quiere llevar a futuro. Será clave identificar si se trata de una relación de corto o largo plazo. Hay que recordar que hablamos de una relación de trabajo, no de una relación de amistad. Cualquier exceso en la relación puede llevar a que los negociadores se comporten de manera disfuncional debido a ese exceso de relación.

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Seis etapas en los procesos de negociación Academia - Industria

En una negociación pueden influir y deben tenerse en consideración elementos culturales, oportunidades y obstáculos, contexto, intereses de las partes, entre otros. Siempre habrá al menos dos partes para que pueda existir una negociación, donde cada contraparte tiene su propia posición e intereses. Entonces podemos decir que el proceso de negociación sigue las siguiente etapas basicas:

Antes de iniciar una negociación la institución debe preparar adecuadamente  la documentación interna, teniendo clara su identidad, cultura y sus medidas seguridad de información. Ademas es recomendable celebrar acuerdos de confidencialidad antes de iniciar la negociación. Es importante también que el equipo negociador y los investigadores establezcan que resultados se buscan con la negociación y la estrategia de la negociación. Finalmente se debe recordar en todo momento que la negociacion debe basarse en principios y no en posiciones, y en tal sentido se puede establecer cuatro recomendaciones para negociar en base a principios: 1) Separa las personas del problema, 2) Enfócate en los intereses y no en las posiciones, 3) Inventa opciones para mutuo beneficio y 4) Insiste en el uso de criterios objetivos

Antes de iniciar propiamente la negociación, las partes deben informarse mutuamente quiénes asistirán, dónde y cuándo se realizarán las negociaciones presenciales o virtuales, y qué documentos se deben suscribir previamente (por ejemplo, los acuerdos de confidencialidad), así como documentos que se deben estudiar previamente (por ejemplo, de existir una ayuda memoria o resumen sobre el objeto de la negociación, de los acuerdos previos, convenios marco entre las instituciones, declaraciones de principios, etcétera). Cabe reiterar que es re- comendable suscribir acuerdos de confidencialidad antes de iniciar el proceso de negociación. Es importante conocer si los asistentes cuentan o no con la capacidad legal de tomar decisiones en representación de cada una de sus respectivas partes, ya que, de lo contrario, lo que se acuerde en la reunión deberá someterse a la au- toridad con capacidad de decisión, que podría requerir cambios u objetar los acuerdos obtenidos. Es necesario que, durante la negociación, como una buena práctica, se deje constancia escrita de los acuerdos (aunque parciales o iniciales) que se alcancen, usualmente mediante actas. De ser el caso, en el acta se puede precisar que los acuerdos parciales no son vinculantes.

En todo sentido, se debe evitar reali- zar prácticas desleales o intimidantes, y debe mantenerse alerta por si iden- tifica tales prácticas de la contrapar- te. Por ejemplo, amenazas de que- jarse con el superior jerárquico de la contraparte negociadora, informar la existencia de contactos, expresar in- dignación, proferir insultos, etcétera, y en ese caso se deben tomar medidas para evitar tales prácticas. Se debe estar atento e identificar las tácticas de la contraparte, por ejem- plo, policía bueno y policía malo, acercamiento al inventor con el áni- mo de crear ruptura en el equipo negociador de la academia, recha- zar una propuesta sin presentar una contraoferta, lo que obliga a nego- ciar contra uno mismo, dar marcha atrás sobre consensos alcanzados, indignación fingida, agresiones, in- sultos, amenazas, falta de poder de decisión, entre otros. Nunca se debe negociar bajo pre- sión, no se deben tomar decisiones respecto de las cuales no se siente seguro. El equipo negociador debe plantear- se un rango de tiempo para concluir las negociaciones, apropiado para cada caso, evitando continuar en negociaciones que se prolongan im- productivamente. Si es posible, hay que investigar quién será el equipo negociador de la otra parte. ¿Cómo se estructura su equipo, qué perfiles tiene? Se debe recordar en todo momento que la negociación debe basarse en principios y no en posiciones

Los acuerdos alcanzados en la fase de discusión deben plasmarse en un documento escrito. El acuerdo escrito debe reflejar lo que se acordó en la reunión, pero se debe tener presente que será necesaria la intervención de abogados en la redacción de los documentos y que estos podrían incorporar términos que se deben analizar cuidadosamente. La negociación respecto del texto del contrato, acuerdo o convenio debe abordarse con las mismas recomendaciones antes señaladas. En las negociaciones Academia-Industria surgen con frecuencia aspectos relativos a la propiedad intelectual. Los documentos que formalizan los acuerdos deben prever detalles como por ejemplo los gastos que involucra la gestión de la propiedad intelectual, y qué hacer si una de las partes incumple el pago de su parte de los gastos de la gestión de la propiedad intelectual, lo que ocasionaría que la otra parte asuma, íntegramente, el costo y riesgo. Existen diversas fórmulas para este caso, como el cobro de penalidades, intereses, retención de regalías, pérdida de derechos a licenciar la propiedad intelectual, pérdida de regalías para la institución titular, pero dejando a salvo beneficios a favor de los inventores, entre otros. También debe preverse situaciones en las que deben intervenir personas ajenas al equipo negociador para la formalización de los acuerdos, que pueden pretender renegociar algunos términos.

Una vez alcanzado el acuerdo sobre el texto del documento, se procede a la firma. En esta etapa debe cuidarse el cumplimiento de las formalidades para que el documento tenga validez legal. Por ejemplo, que la persona que firma cuente con las facultades para hacerlo, que se legalicen las firmas y facultades de representación si se ha establecido esta formalidad en el acuerdo. Que se adjunten los anexos. Que cada parte reciba su ejemplar, y se suscriban y archiven los ejemplares adicionales acordados. Alcanzado el acuerdo, se puede hacer una celebración o reconocimiento, simbólica o real. Si se desea comunicarlo a terceros, ambas partes deben estar de acuerdo sobre ello, y se debe planificar adecuadamente las conferencias de prensa o comunicados que emitirá cada parte. Asimismo, se deben tomar las medidas internas requeridas para el cumplimiento del acuerdo. Por ejemplo, si la contraparte tendrá acceso a las instalaciones, informar adecuadamente para facilitar su acceso, informarle medidas de seguridad necesarias (por ejemplo, si requiere portar vestimenta especial, seguros médicos, etcétera), verificar que las medidas de seguridad requeridas a la contraparte se encuentren implementadas, etcétera.

Una vez firmado el acuerdo, contrato o convenio, este debe cumplirse. Se recomienda mantener un proceso de control de la ejecución del acuerdo, por el cual se pueda medir la ejecución, el cumplimiento de las partes y mantener una relación cercana entre las partes. Se debe intentar identificar, prevenir y solucionar problemas antes de que se conviertan en controversias que generan disputas legales. De ser necesario, se deben realizar inspecciones, entre otras medidas, para asegurar que se está cumpliendo lo acordado. Se deben realizar todos los esfuezos necesarios de cada parte para asegurar el cumplimiento durante toda la vigencia del acuerdo, ya que incumplir un acuerdo sienta un mal precedente y perjudica la reputación y credibilidad de las partes. Para ello, se puede implementar mecanismos para retroalimentar a la contraparte acerca del desarrollo del acuerdo y, sobre todo, para contar con información interna que brinde soporte al equipo negociador en la etapa de preparación para otras negociaciones. Asimismo, es necesario definir un procedimiento de negociación en caso de cambios de alcance, retrasos, riesgos y otros elementos que pudiesen afectar la correcta ejecución del proyecto.

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